AVG

Invoering AVG vraagt vooral bewustwording
Een jaar geleden trad de AVG in werking. De invoering ervan hield de branche bezig, maar met mate. Toch kostten verschillende aanpassingen veel tijd.

Op 25 mei 2018 werd de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Wie zijn zaakjes niet op orde had, maakte kans op een forse boete. In de praktijk lijkt dat mee te vallen. Tot nu toe zijn slechts enkele boetes en dwangsommen opgelegd: aan UWV, de Nationale Politie, Theodoor Gilissen Bankiers (TGB) en Uber. Vakblad Uitvaart maakte een rondje om na te gaan hoe er in de branche tegenaan wordt gekeken.

Bewustwording
"De brancheorganisaties BGNU en LVC hielden voorlichtingen”, vertelt Jan Klaas Faber, eigenaar van Faber Uitvaartzorg in Wommels. "Ik schrok me een hoedje toen ik daar met mijn neus op de feiten werd gedrukt. Ik zag tegenstrijdigheden. We zijn wettelijk verplicht de gegevens over de asafgifte te bewaren, maar de AVG verbiedt dat. De oplossing bleek een sjabloon dat gegevens van legitimatiebewijzen tijdens het kopiëren afdekt. Burgerservicenummers van levenden mogen we niet opslaan, maar van overledenen wel. Dat moet je even weten. Het gaat veelal om bewustwording. Onze ICT kon meeliften met de netwerkbeheerder. Toch zat er veel tijd in het doen van allerlei aanpassingen. Dat is vervelend. Mijn werk is het verzorgen van uitvaarten.” Faber heeft acht mensen in dienst en schat voor negentig procent AVG-proof te zijn.
Ook grotere uitvaartondernemers gingen met de AVG aan de slag. "Natuurlijk heeft de invoering van de wet consequenties voor ons”, zegt DELA-woordvoerder Martijn van de Koolwijk. "Voor sommige dingen is dat jammer. Voorheen archiveerden we hoe we een uitvaart hadden georganiseerd. Wanneer later bijvoorbeeld de echtgenoot overleed, konden we de gegevens erbij pakken en met de kinderen bespreken hoe de uitvaart van moeder destijds was verlopen. Door de AVG mag dat niet meer.” Verder is de invoering van de wet vooral van invloed geweest voor de Klantenservice, stelt hij. "Het belangrijkst was een awarenesscampagne.”

Vergeelde papieren
Ook begraafplaatsbeheerders hebben met het fenomeen te maken. De Uitvaartstichting Hilversum heeft een crematorium en beheert drie begraafplaatsen. Woordvoerder Ramona Beemsterboer: "Inventariseren kostte de meeste tijd. Samen met een bureau dat we hebben ingehuurd zijn we zo’n drie maanden bezig geweest voor de AVG.” Ze noemt de website, mailadressen en formulieren, die allemaal gecheckt werden. Maar ook de ‘vergeelde papieren op zolder’. Daarna maakte het bureau een stappenplan waarbij vooral de bewustwording van de teams van belang was. Wat sla je op, al dan niet automatisch, en hoe lang bewaar je dat. Het proces en ook het vele overleg met de gemeente, eigenaar van de begraafplaatsen, kostte veel tijd. Op de vraag of het zinvol was, antwoordt ze: "Het is nogal over de top, maar ik durf nu wel te zeggen dat we het voor 97 procent voor elkaar hebben.”

De toeleveranciers lijken een aparte groep binnen de branche te vormen. De leveranciers die we bellen, vallen even stil na de vraag wat ze hebben gedaan om de AVG te implementeren in hun bedrijf. Daarna verklaren ze dat ze de personeelsgegevens allang goed opgeborgen hadden en verder reikt de wet voor hen niet.
"Tijdens de ledenvergaderingen hebben we de AVG aan de orde gesteld”, zegt VTU-secretaris Sebastiaan Thijssen. "Zelf hebben we als vereniging een protocol laten opstellen door een adviesbureau en aan de hand daarvan aanpassingen gedaan. Zo hebben we onze leden schriftelijk gevraagd om toestemming voor naamsvermelding op de website, verwerkingsovereenkomsten afgesloten met partners en uitgezocht waarop we moesten letten als we een beurs organiseren. De VTU is AVG-proof.”

(Gepubliceerd in Vakblad Uitvaart)

Gonneke Bonting| gonneke@gonnekebonting.nl |0651462002